Una Auditoría interna en una empresa es un proceso sistemático y disciplinado diseñado para evaluar y mejorar los procesos de gestión de riesgos, control y dirección.
Hacer una Auditoría es como hacer un viaje por todos los requisitos de la norma y del sistema de gestión de la empresa que estás auditando, no visitarás ciudades, pero sí que visitarás los distintos departamentos que componen la empresa y hablarás con los responsables de cada uno de ellos.
En este blog aprenderás cómo se hace una Auditoría interna, sus herramientas y métodos para el análisis de datos, así como todas sus ventajas.
Herramientas de una Auditoría interna
La principal herramienta para hacer la propia Auditoría interna y apoyarte en ella mientras estás auditando es el informe de Auditoría. Este documento te ayudará a establecer un orden de todo el proceso de Auditoría interna y será tu guía para así evitar que te saltes puntos importantes de la norma ISO 9001.
Un informe de auditoría puede prepararse en un documento de texto y en él se tiene que dejar reflejado:
- Los datos principales de la organización.
- El alcance del sistema de gestión de calidad.
- La identificación de las personas con las que hay que reunirse de los diferentes departamentos de la empresa.
- Una estimación del tiempo para poder realizar la Auditoría en función de todos los epígrafes y requisitos de la norma.
Realizar un cronograma es fundamental para que todos los involucrados conozcan las fechas de verificación de cada proceso.
- Un cuadro que evidencie los requisitos de la norma, el resultado de su cumplimiento, los comentarios que expliquen el porque o porque no de su cumplimiento y, por último, evidencias al realizar la Auditoría.
Los pasos para saber cómo se hace una Auditoría interna son los siguientes:
1. Planificación de la Auditoría
A) DEFINICIÓN DEL ALCANCE DE GESTIÓN Y OBJETIVOS.
- Determinar qué áreas, procesos o departamentos serán auditados. Puede que existan actividades que no deberás tener en cuenta por estar fuera del alcance de tu Auditoría. Tenlo siempre presente y mientras te entrevistas con una persona sabrás si tienes que auditar esa parte que te están contando o no.
Imagina que estás auditando una actividad concreta en la empresa (un proceso determinado) y después de estar hablando de este proceso durante casi 60 minutos te das cuenta de que esa actividad NO se encuentra dentro de lo que se ha definido para el sistema de gestión y por tanto está fuera del alcance. ¡Vaya pérdida de tiempo! ¿no crees?
- Definir los objetivos específicos de la Auditoría, como evaluar la eficiencia operativa, la conformidad con las leyes y regulaciones, o la integridad de los informes financieros.
El objetivo principal es documentar la evidencia de que el proceso funciona de acuerdo con los requisitos de ISO 9001.
B) DESARROLLO DEL PLAN DE AUDITORÍA
- Crea un plan detallado que incluya el alcance, los objetivos, el cronograma y los recursos necesarios.
- Identifica los criterios de auditoría, como políticas internas, estándares internaciones, regulaciones aplicables, etc.
2. Realización de la Auditoría
A) RECOPILACIÓN DE INFORMACIÓN
- Recopila documentos relevantes de la empresa, como políticas, procedimientos, registros financieros y otros documentos relacionados.
- Es el momento de realizar entrevistas con el personal clave de cada departamento para comprender los procesos y controles internos.
B) EVALUAR LOS PROCESOS INTERNOS
- Evalúa la eficacia de los controles internos mediante pruebas y revisiones.
- Identifica las posibles debilidades o áreas de mejora en los controles.
C) PRUEBAS DE AUDITORÍA
Realiza pruebas de auditoría específicas para verificar la precisión y la integridad de los registros. También puedes incluir pruebas de cumplimiento, pruebas sustantivas y análisis de datos.
Lo más importante en esta etapa, es saber conducir el proceso en un ambiente de cordialidad, respetar los plazos establecidos en el cronograma y los flujos de trabajo de la organización.
El auditor puede elegir entre varios formatos para hacer su trabajo. Puede optar por revisar registros, analizar datos de procesos estandarizados, conversar con los empleados u observar los procedimientos en tiempo real.
3. Documentación de hallazgos
Deberás documentar todas las evidencias recopiladas durante la Auditoría y asegurarte de que la documentación sea completa y esté bien organizada.
Una vez tengas toda la documentación, el siguiente trabajo será analizar la información recopilada para identificar hallazgos significativos y evaluar la importancia de cada hallazgo y su impacto potencial en la organización.
4. Informe de Auditoría
A) ELABORACIÓN DEL INFORME DE AUDITORÍA.
Es el momento de elaborar el informe de Auditoría que hemos comentado anteriormente y que incluya una descripción de los objetivos, el alcance, los procedimientos realizados y los hallazgos. También deberá incluir recomendaciones para mejorar los procesos y controles internos.
B)REVISIÓN Y APROBACIÓN DEL INFORME DE AUDITORÍA
Generalmente, el informe de auditoría se presenta a la junta directiva o a los accionistas de una entidad y se tiene que obtener la aprobación final del informe.
C)Seguimiento
Es fundamental que la entrega del informe no se considere el final de la labor de Auditoría. A partir de las no conformidades y hallazgos plasmados en el informe, la organización tendrá las herramientas necesarias para identificar las causas de las no conformidades. De este modo, podrá sugerir e implementar acciones correctivas.
Una vez que las acciones correctivas y preventivas se han implementado, es recomendable realizar una evaluación de efectividad. El no proceso no llega a terminar, pues, técnicamente, será un ciclo continua. Después de todo, como lo anotamos al iniciar este artículo, el propósito de la Auditoría interna es dejar un legado para la mejora continua del sistema.
Es importante saber cómo se hace una auditoría interna porque si está bien realizada puede proporcionar valiosos insights y ayudar a mejorar la eficiencia operativa, la conformidad normativa y la gestión de riesgos de una empresa. Un asesoramiento profesional como el de ACR Kontablex es fundamental.
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