Cuando una persona quiere llevar a cabo una idea de negocio, son muchas las dudas que le asaltan a la hora de iniciar la actividad. Sin duda, la pregunta más habitual que se hace un futuro empresario es qué obligaciones fiscales y laborales tendrá su empresa, ya que ello se traducirá en diferentes trámites y gastos. Para tener claras cuales serán estas obligaciones fiscales y laborales, en primer lugar habrá que decidir qué forma jurídica va a tener la empresa en cuestión, ya que de ello va a depender estar sujeto a unas obligaciones fiscales y laborales u a otras.
Forma jurídica de una empresa
La forma jurídica de una empresa es la modalidad legal que escoge un emprendedor para llevar a cabo una actividad económica.
La elección de una forma jurídica u otra va a determinar muchas de las obligaciones fiscales y laborales de una empresa. Para elegirla, se tendrán en cuenta criterios como el tipo de actividad que se va a ejercer, la responsabilidad ante las deudas, la fiscalidad, el número de socios que compondrá la empresa, los factores económicos, las subvenciones y la imagen corporativa que queremos ofrecer.
En este enlace puedes encontrar más información acerca de cada forma jurídica de empresa , sus características específicas y los criterios de elección a tener en cuenta para cada una de ellas.
Qué obligaciones fiscales y laborales tendrás en relación con tu actividad.
Existen determinadas obligaciones fiscales y laborales comunes a cualquier forma jurídica. Algunas deben cumplirse antes de iniciar la actividad, la gran mayoría se llevarán a cabo mientras dure la actividad y otras al finalizarla.
Obligaciones fiscales
- Antes de iniciar la actividad
Declaración censal (alta): modelo 036/037:
Debemos presentar la declaración censal para el alta de la misma, a través del modelo 036/037. Con esta inscripción comunicarás los datos censales de la empresa, y servirá para dar de alta la actividad en el censo de empresarios, profesionales y retenedores. La AEAT tendrá registrado y controlado las obligaciones tributarias de cada contribuyente, quedando obligados los empresarios a mantener actualizada esta información.
Solicitud NIF (número identificación fiscal):
En el caso de las personas jurídicas y entidades, con ésta inscripción solicitarán el número de identificación fiscal (NIF) que en un principio se otorgará de forma provisional y se sustituirá por el definitivo en un plazo máximo de seis meses, cuando la sociedad esté legalmente constituida. Las personas físicas realizaran la solicitud a través del modelo 030.
- Durante la actividad
Declaración censal (modificación): modelo 036/037:
Una vez iniciada la actividad y, en el caso de tener que realizar alguna modificación en la declaración inicial presentada, se volverá a enviar la Declaración censal a través del modelo 036/037.
Alta en el IAE: Se realizará a través del modelo 840, que se presentará antes de que haya transcurrido un mes desde la fecha de inicio de la actividad. Está destinado a identificar a cada empresa con la actividad que desarrolla y afecta a cualquier sujeto que ejerza una actividad empresarial, profesional o artística en territorio nacional, excepto las agrícolas, las ganaderas dependientes, las forestales y las pesqueras.
IVA: modelo 303, 390.
Se deberá cumplir con las obligaciones relativas al Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA), la recaudación y su gestión. Las facturas que se emitan por las ventas o los servicios prestados deberán ir gravadas por el impuesto correspondiente. Habrá que presentar la declaración trimestral o mensual del IVA (Mod. 303) y un resumen anual (mod. 390).
Retenciones: En determinados casos, como tener trabajadores o pagar alquiler, habrá que realizar retenciones y presentar los modelos 111 y 115 trimestralmente y los resúmenes anuales en los modelos 190 y 180.
Declaración anual de operaciones con terceros: modelo 347: Están obligados a presentar esta declaración los profesionales y sociedades cuando hayan realizado operaciones que superen los 3005,06 euros en el año natural de la declaración.
- Después de la actividad
Declaración censal (baja): modelo 036/037: Una vez haya finalizado la actividad por cualquier motivo, habrá que comunicarlo a la Agencia Tributaria mediante la Declaración Censal a través del modelo 036/037.
Las sociedades deberán comunicar además el cese de su actividad también a través del modelo 840.
Obligaciones laborales
En caso de necesitar trabajadores que presten servicios en la para el profesional o la sociedad, éstos necesitarán realizar unos trámites específicos con la Seguridad Social.
- Antes de iniciar la actividad
Todo empresario deberá comunicar la apertura de los centros de trabajo donde se va a desarrollar la prestación de servicios por parte de los trabajadores y solicitar un Código de Cuenta de Cotización en cada una de las provincias donde la empresa ejerza su actividad. Al contratar trabajadores, todo empresario está obligado a comunicar el alta de sus trabajadores en el Régimen de la Seguridad Social que corresponda y a realizar sus correspondientes contratos de trabajo. Además, para cada trabajador que no esté afiliado, habrá que solicitar su número de afiliación a la Seguridad Social antes de realizar el contrato.
- Durante la actividad
Habrá que comunicar toda modificación en las condiciones de afiliación o contratación de un trabajador en alta en la empresa. Deberá contar con un servicio de prevención de riesgos laborales propio o ajeno. Además, existen otras obligaciones durante el tiempo que los trabajadores presten servicios para la empresa, como son la confección, conservación y entrega de nóminas, la cotización y el pago de seguros sociales, la elaboración y exposición del calendario laboral y el registro de la jornada diaria de trabajo.
- Después de la actividad
Al finalizar la relación laboral, el empresario está obligado a comunicar la baja en el Régimen de la Seguridad Social en el que se encontrara encuadrado el trabajador.
Obligaciones fiscales y laborales de Autónomos
Además de las obligaciones comunes para todo tipo de forma jurídica de empresa, los autónomos tienen la obligación de presentar el Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas (IRPF) a través de los modelos D-100, 130 y 131. Con estos dos últimos modelos (uno u otro dependerá de si se tributa en estimación directa u objetiva) se realizan cuatro pagos fraccionados trimestralmente en abril, julio, octubre y enero del año siguiente y con el modelo D-100 harán la Declaración Anual de la Renta.
Obligaciones fiscales y laborales de Sociedades
Liquidación IAE (Mod. 840):
Están exentas del pago del IAE, las personas físicas y la mayoría de pymes y autónomos mercantiles que tengan un importe neto de su cifra de negocios inferior a 1.000.000 de euros. También disfrutaran de esta exención durante los dos primeros años tras el inicio de su actividad, aunque alcancen esa cifra.
Si las ventas alcanza el millón de euros, a través del modelo 848 se comunicará el importe neto de la cifra de negocios si no se ha hecho constar en ninguna declaración tributaria, I.Sociedades por ejemplo. Además, las Sociedades tributan sus ganancias mediante el Impuesto de Sociedades a través de los modelos 202, 222, 200 y 220, realizando pagos fraccionados en abril, octubre y diciembre.
Otras declaraciones:
Existen otros tipos de impuestos especiales que van vinculados a la actividad y que la gravan, como el consumo de: alcohol y bebidas alcohólicas, productos energéticos, electricidad y labores del tabaco…
Impuestos especiales (II. EE), Impuesto sobre las primas de seguros, Impuesto sobre actividades de juego, Impuesto sobre los gases fluorados de efecto invernadero….
Por todo lo anterior, a la hora de emprender un negocio es importante tener en cuenta, entre otras cosas, las obligaciones fiscales y laborales de cada forma jurídica de empresa para elegir la que más se adapte a nuestras necesidades y planificar correctamente el cumplimiento de todos los trámites necesarios para hacerlo de forma correcta. De esta forma, comenzaremos nuestra actividad económica habiendo realizado los trámites previos al inicio de la actividad y mantendremos al día nuestras obligaciones fiscales y laborales durante la misma.
