¿Cuándo se cobran las pagas extras y cómo se calcula su importe? Aunque lo habitual es recibirlas en verano y Navidad, las fechas, la cuantía y la posibilidad de cobrarlas prorrateadas dependen del convenio colectivo aplicable. En este artículo resolvemos las dudas más frecuentes para ayudarte a entender cómo funcionan y qué debes revisar en la nómina.
Las pagas extraordinarias son una parte importante de la nómina de los trabajadores en España. Aunque muchas personas están acostumbradas a recibirlas en determinados momentos del año, no siempre conocen exactamente cuándo corresponden, cómo se calculan o qué ocurre cuando están prorrateadas.
Saber cuándo se pagan las pagas extras es importante tanto para los trabajadores como para las empresas, ya que permite organizar mejor las finanzas personales y cumplir correctamente con las obligaciones laborales y de nómina.
¿Qué son las pagas extraordinarias?
Las pagas extraordinarias forman parte del salario anual de los trabajadores por cuenta ajena y se abonan, con carácter general, de forma separada de las mensualidades ordinarias. El artículo 31 del Estatuto de los Trabajadores reconoce el derecho a percibir dos gratificaciones extraordinarias al año.
Una de estas pagas corresponde a las fiestas de Navidad. La otra se abona en el mes que se fije por convenio colectivo o por acuerdo entre la empresa y los representantes legales de los trabajadores, aunque lo habitual es que se cobre en verano.
Por este motivo, no existe una única fecha de pago para todos los trabajadores. Para conocerla, es necesario consultar el convenio colectivo y los acuerdos aplicables.
¿Cuándo se pagan las pagas extras?
En términos generales, las dos pagas extraordinarias se suelen recibir una en verano y otra en Navidad. La paga de verano normalmente se abona entre los meses de junio y julio, mientras que la paga de Navidad suele cobrarse en diciembre.
Las fechas concretas deben ajustarse a lo establecido en el convenio colectivo y, en su caso, en los acuerdos con los representantes legales de los trabajadores. No pueden modificarse libremente por decisión de la empresa.
También es habitual que las pagas extraordinarias se encuentren prorrateadas. En este caso, el trabajador no recibe dos cantidades adicionales en verano y Navidad, sino que la parte correspondiente a las pagas extraordinarias se reparte entre las doce nóminas del año.
¿Cuántas pagas extraordinarias corresponden?
La legislación laboral española establece, como mínimo, dos pagas extraordinarias al año. Sin embargo, los convenios colectivos pueden establecer condiciones más beneficiosas para los trabajadores.
Por ejemplo, determinados sectores pueden establecer tres pagas extraordinarias, aunque esto dependerá de la regulación aplicable a cada actividad.
La cuantía de cada paga también puede variar. No necesariamente tiene que coincidir exactamente con el salario mensual habitual, ya que el convenio colectivo puede determinar qué conceptos salariales se incluyen en su cálculo.
Por ello, para conocer la cantidad exacta que corresponde a cada trabajador, es recomendable revisar la nómina, el contrato y el convenio colectivo.
¿Se pueden prorratear las pagas extras?
Sí, las pagas extraordinarias pueden estar prorrateadas en las nóminas mensuales cuando así lo permita el convenio colectivo. Esto significa que, en lugar de recibir una cantidad adicional dos veces al año, el trabajador recibe cada mes una parte proporcional de esas pagas.
Por ejemplo, si un trabajador tiene derecho a dos pagas extraordinarias de 1.200 euros brutos cada una, estas suman 2.400 euros de su salario anual. Al repartirlas entre las doce mensualidades, cobraría 200 euros brutos al mes en concepto de prorrata de pagas extras.
El prorrateo no modifica por sí mismo el salario bruto anual: cambia la forma de distribuirlo. Por tanto, no se recibe un pago separado en verano o Navidad, porque las extras ya se van cobrando en las nóminas mensuales.
¿Cómo se calculan las pagas extraordinarias?
Para calcular una paga extraordinaria es necesario conocer las condiciones establecidas en el convenio colectivo y el periodo de devengo de la paga.
En algunos casos, la paga se genera durante seis meses y, en otros, durante todo el año. Esto significa que un trabajador que no haya estado contratado durante todo el periodo de devengo puede recibir únicamente la parte proporcional que le corresponda.
Por ejemplo, si una paga de devengo anual asciende a 1.200 euros brutos y el trabajador ha generado derecho durante la mitad de ese periodo, le corresponderían 600 euros brutos, siempre que no existan otras circunstancias que afecten al cálculo conforme al convenio.
Para calcular correctamente las pagas extras, hay que identificar los conceptos salariales que las integran y el periodo durante el que se generan. Además de conocer cómo se calculan, conviene revisar cómo se organiza el conjunto de la remuneración. Si quieres explorar otras opciones, en nuestro artículo sobre el plan de retribución flexible explicamos cómo adaptar parte de la retribución a las necesidades de cada trabajador.
¿Qué ocurre si un trabajador empieza o termina su contrato?
Al incorporar a una persona a la empresa, conviene comprobar desde qué fecha comienza a generar sus pagas extraordinarias y cuál es su periodo de devengo. Esta revisión forma parte de la preparación de su nómina y se suma a los trámites que explicamos en nuestra guía sobre cómo dar de alta a un nuevo trabajador.
Por ejemplo, si una persona comienza a trabajar a mitad del periodo de devengo de una paga, no tendrá derecho necesariamente a cobrar la totalidad de la gratificación. Recibirá la parte proporcional correspondiente al tiempo trabajado.
Al finalizar la relación laboral, las partes proporcionales de las pagas extraordinarias devengadas y pendientes de abono deben incluirse en el finiquito. Si ya se han abonado íntegramente mediante el prorrateo mensual, no corresponde pagarlas de nuevo.
¿Las pagas extras cotizan y llevan IRPF?
Las pagas extraordinarias forman parte de la retribución del trabajador y están sujetas a cotización y, cuando corresponda, a retención de IRPF. Para entender cómo se calcula esta retención y cómo influye en el importe que se cobra, puedes consultar nuestro artículo sobre el ajuste del IRPF en nómina.
A efectos de Seguridad Social, las pagas extraordinarias se incluyen proporcionalmente en las bases de cotización de cada mes, aunque se cobren por separado en verano y Navidad. Este prorrateo para cotizar es distinto del prorrateo para cobrarlas en las doce nóminas mensuales.
La retención de IRPF que corresponda se aplica cuando se abona la paga. Por ello, su importe bruto puede ser distinto de la cantidad que finalmente recibe el trabajador.
Es importante diferenciar entre salario bruto y salario neto, especialmente cuando se quiere calcular cuánto dinero llegará realmente a la cuenta bancaria.
¿Qué dice el convenio colectivo sobre las pagas extras?
El convenio colectivo tiene un papel fundamental a la hora de determinar las condiciones de las pagas extraordinarias. Puede establecer aspectos como su cuantía, fecha de pago, periodo de devengo y posibilidad de prorrateo.
Para conocer cuándo se pagan las pagas extras y cuánto corresponde cobrar, es necesario identificar el convenio colectivo aplicable a la relación laboral y revisar sus condiciones.
Revisar las pagas extraordinarias es una parte de la gestión de nóminas. Para tener una visión más amplia de las responsabilidades del negocio, puedes consultar nuestra guía sobre las obligaciones fiscales y laborales de una empresa.
Con esta información, la empresa puede planificar los pagos y el trabajador comprobar los importes que le corresponden.
Conclusión
Las pagas extraordinarias forman parte del salario anual y, con carácter general, se abonan en Navidad y en otro momento del año, habitualmente en verano. Cuando se prorratean conforme al convenio colectivo, se distribuyen entre las doce nóminas mensuales.
Para gestionarlas correctamente, hay que comprobar las fechas de pago, los conceptos salariales incluidos, el periodo de devengo y el tratamiento de las retenciones y cotizaciones.
Si tienes dudas sobre el cálculo de las pagas extraordinarias, las nóminas o las cotizaciones, en ACR Kontablex te ayudamos a revisar tu caso y a gestionar las obligaciones laborales de tu empresa.
