En este artículo te explicamos de una forma clara y sencilla los pasos para dar de alta a un nuevo trabajador: trámites previos en la Seguridad Social (inscripción como empresario y afiliación del trabajador), alta de trabajadores, registro del contrato de trabajo en el SEPE y pago de la cotización mensual.
Antes de continuar te recomendamos, si no lo has hecho ya, que leas en primer lugar nuestro artículo obligaciones fiscales y laborales de una empresa, dónde te explicamos detalladamente los compromisos que deben cumplir tanto autónomos como sociedades, antes de realizar contrataciones para ampliar su plantilla.
¿Por dónde debo empezar?
Si aún no tienes claro por dónde tienes que empezar y los pasos que debes seguir para dar de alta a un nuevo trabajador, hazte estas sencillas preguntas, de ésta forma te asegurarás si ya has realizado los trámites previos en la Seguridad Social o debes realizar algún trámite que no has tenido en cuenta:
- ¿Estás dado de alta en la actividad económica en la cual prestará sus servicios el nuevo miembro del equipo?
- ¿Dispones ya de un Código Cuenta Cotización de la Seguridad Social o es nuestra primera contratación?
- ¿Está afiliado el nuevo empleado a la Seguridad Social?
» Si tú respuesta es negativa, no te preocupes, te explicamos a continuación cuales son los trámites previos que debes realizar:
Comprobar si estamos dados de alta en la misma actividad.
Lo más común es que estemos dados de alta en la misma actividad en la que queremos que el futuro empleado inicie su profesión, pero de no ser así deberemos darnos de alta en una nueva actividad en el censo de empresarios modelos 036 o 037.
Obtener el código de cuenta de cotización de la Seguridad Social.
Si eres de los empresarios que nunca ha contratado personal, debes solicitar tu inscripción como empresario en la Tesorería General de la Seguridad Social (TGSS) con el Modelo de solicitud TA.6. Con este paso obtendrás un código de cuenta de cotización con el que podrás realizar contrataciones y la TGSS controlará que cumples con tus obligaciones.
Debes realizar la solicitud de inscripción antes del inicio de la actividad.
» Si tú respuesta es afirmativa, te detallamos a continuación los pasos que debes seguir después:
Solicitar afiliación / Alta de un trabajador en la Seguridad Social.
¡Ojo!, para aquellos trabajadores que son contratados por primera vez:
Previamente al alta, debemos tramitar su afiliación en la Seguridad Social Mod. TA.1, se puede realizar telemáticamente, para ello será necesario utilizar el certificado digital a través de la “SEDE ELECTRÓNICA” de la página de la Tesorería de la Seguridad Social.
Este trámite se realiza una vez en la vida y el número asignado al empleado es único (similar al DNI) y le servirá para siempre, será válido para todos los Regímenes de Cotización.
Como empresario estás obligado a realizar el alta de un nuevo trabajador (con carácter previo al inicio de la relación laboral), bajas y variaciones de datos de todos tus trabajadores dentro de los plazos establecidos. Éstos trámites podemos realizarlos de forma telemática a través de la web de la TGSS ► inicio ► trabajadores ► afiliación.
Esta gestión debe realizarse previamente a la realización del contrato, con una antelación máxima de 60 días naturales.
Elaboración contrato de trabajo: Tipos, registro y comunicación SEPE.
Antes de formalizar este paso debes realizar un estudio y tener claro el tipo de contrato que mejor se adapte a las necesidades de tu empresa, sus características, duración …
Tipos de contratos
Actualmente el Servicio Público de Empleo (SEPE), distingue cuatro modalidades de contrato de trabajo:
- Contrato de trabajo indefinido.
- Contrato de trabajo temporales.
- Contrato para la formación y aprendizaje.
- Contrato en prácticas
Puedes encontrar información detallada de cada modalidad; finalidad del contrato, duración/prórrogas, formas de celebración, plazo para notificaciones…, en la página del SEPE www.sepe.es en el apartado modelos-contrato .
Registro de contratos
Para ahorrar tiempo, dinero y facilitar a las empresas y profesionales el registro y comunicación de los contratos de trabajo, el Servicio Estatal de Empleo (SEPE) ha puesto a disposición de los usuarios la aplicación Contrat@ en su web, este proceso es obligatorio realizarlo a través de dicha aplicación .
Para poder utilizar este servicio debes solicitar una autorización previa de forma telemática en la misma web.
Tienes un plazo de 10 días desde la fecha de alta del trabajador en la Seguridad Social para realizarlo y registrarlo.
Ingreso de las cuotas.
Como empresario y mientras se mantenga la relación laboral, eres responsable de realizar los pagos de las cotizaciones a la Seguridad Social de tus empleados (dentro del mes siguiente a su devengo), efectuando el ingreso de las cuotas contempladas en las nóminas de los trabajadores, mediante los sistemas de pago y la forma que establezca la TGSS.
¿Qué Documentación debemos presentar?
- Relación de liquidación de cotizaciones (RLC)
- Relación nominal de trabajadores (RNT)
Esta información debes presentarla telemáticamente a través del sistema Red Directo de la Seguridad Social.
El importe vendrá determinado en función del tiempo y tipo de contrato que tenga cada trabajador y de la cuota de accidentes de trabajo, pero haciendo una estimación, suele suponer un 30% del coste salarial bruto del empleado, en éste cálculo se incluyen también las pagas extras.
Aplicación de Retenciones
Es obligación de la empresa y empresario:
- Realizar las retenciones a sus trabajadores a cuenta del IRPF en cada nómina, para ello tendrá en cuenta el porcentaje establecido en las tablas correspondientes y las circunstancias personales que cada empleado haya comunicado a través del modelo 145.
- Informar a sus empleados a través de la nómina de la retención practicada.
- Realizar el ingreso en Hacienda de los importes retenidos a sus trabajadores a través de las declaraciones trimestrales y anuales.
Ahora que ya conoces los pasos que debes realizar para poder dar de alta a un nuevo trabajador en la Seguridad Social, solo queda ponerse manos a la obra. Si necesitas asesoramiento-ayuda o prefieres delegar ésta función en un asesor laboral, no lo dudes y cuenta con nosotr@s, podemos ayudarte. ¿Hablamos?…
