Saber si es obligatorio legalizar los libros oficiales es necesario que leas este post para saber realizar una buena gestión. Si tu sociedad es mercantil, tienes la obligación cada año de presentar los libros contables en el Registro Mercantil de tu domicilio social. El plazo para presentarlos y legalizarlos es de cuatro meses desde producirse el cierre del ejercicio económico de la empresa, normalmente es el 30 de abril. En este post vamos a explicarte qué información has de presentar en tus libros oficiales, si estás obligado a presentarlos en el Registro y cómo legalizarlos.
Libros contables obligatorios a legalizar
Es obligatorio legalizar los libros oficiales, pero no todos, para ello te explicamos cuáles, a continuación. Los libros oficiales se realizan en base a la contabilidad que ha de ser un reflejo fiel de la realidad de cualquier empresa, incluida la tuya y según el Código de Comercio los libros obligatorios en contabilidad son el Libro Diario y el Libro de Inventarios y Cuentas Anuales.
- El Libro Diario o también llamado Libro de Cuentas, es un documento donde se registran, de forma cronológica, todos los movimientos contables de una empresa. Como bien indica su nombre, el apunte es diario y se elabora en el mismo documento contable por cada ejercicio económico. La legislación establece que el Libro Diario debe hacerse a través de asientos contables, entre los cuales figuran el asiento de apertura y de cierre.
- El Libro de Inventarios y Cuentas Anuales controla y analiza la situación económica de la empresa en todos los momentos, en el inicio, el transcurso y final del ejercicio contable. Para ello, es necesario realizar cuatro informes:
- Balance inicial el cual muestra la situación al comienzo del ejercicio.
- Balance de sumas y saldos, suele ser trimestral y es el encargado de recoger la evolución de la entidad a través de los balances de comprobación.
- Inventario de cierre del ejercicio, que analiza la situación al final del ejercicio contable.
- Cuentas Anuales, formuladas por el Órgano de Administración, cuyo objetivo es exponer la realidad financiera de la empresa, así como el resultado del ejercicio.
Así mismo, según el Código de Comercio, las Cuentas Anuales incluirán cinco estados financieros:
- Balance General o Balance de Situación.
- Cuenta de Resultados o Cuenta de Pérdidas y Ganancias.
- Estados de Cambios en el Patrimonio Neto del ejercicio.
- Estado de Flujo de Efectivo.
- Memoria del Ejercicio.
Más allá de los Libros Contables, existen dos grupos más de Libros obligatorios para las sociedades:
- Libros fiscales. Para las empresas que declaran el IVA, es obligatorio llevar;
- Libro de facturas emitidas.
- Libro de facturas recibidas.
- Libro de bienes de inversión.
- Libro de operaciones intracomunitarias (si fuera el caso).
- Libros mercantiles obligatorios, entre los que encontramos;
- Libro de Actas.
- Libro de Registro de Socios para sociedades limitadas y limitadas laborales.
- Libro de Registro de Contratos para sociedades limitadas unipersonales.
- Libro de Registro de Acciones Nominativas para sociedades anónimas y anónimas laborales.
¿El Libro Mayor es obligatorio?
El Libro Mayor forma parte de los Libros contables, si bien su elaboración no es obligatoria, es uno de los libros más utilizados debido a sus grandes ventajas, ya que registra y clasifica las transacciones económicas según las distintas cuentas contables de una empresa.
En la práctica podemos decir que el Libro Mayor te ofrecerá la misma información que el Libro Diario (obligatorio) pero organizado de forma diferente.
¿Quién debe realizar y legalizar los Libros Oficiales?
La Ley detalla distintas variaciones dependiendo de la actividad y las características de la forma jurídica de tu empresa;
- Sociedades mercantiles: tienen la obligación de llevar la contabilidad y legalizar los libros oficiales.
- Sociedades no mercantiles: sin obligaciones.
- Autónomos en Régimen de Estimación Directa Normal: obligación de llevar la contabilidad, pero no de legalizar los libros oficiales.
- Autónomos en Régimen de Estimación Directa Simplificada y Módulos: sin obligaciones.
- Partidos Políticos: sin obligaciones.
- Comunidades de Propietarios: sin obligaciones.
- Comunidades de Bienes: pueden legalizar los libros los comuneros como empresarios individuales.
¿Cómo puedes legalizar los libros oficiales?
Tendrás que cumplimentar tus libros oficiales en soporte electrónico y presentarlos para su legalización en el Registro Mercantil, por vía telemática. Has de saber que no se pueden legalizar libros en blanco para su posterior utilización, ni encuadernados o formados por hojas móviles, ni libros ya cumplimentados sean de la clase que sean desde el 2013. Tampoco pueden ser legalizados libros en soporte de papel o en soporte electrónico de cualquier tipo no presentados por vía telemática.
Para presentar tus libros en soporte electrónico vía telemática, es necesario que tengas un certificado de firma digital válido para poder realizar el envío y abonarte en el Colegio de Registradores.
Puedes generar tus libros oficiales con el programa Legalia, que podrás descargarte gratuitamente desde la página del Registro Mercantil. Una vez rellenados todos los datos de tus libros oficiales, entrarías en la plataforma de envío de la página del Colegio de Registradores, en acceso con certificado, y luego seguir los pasos que se detallan en un manual que se encuentra en la sección de descargas de esa misma página y que se llama Manual de ayuda de Presentación telemática de libros.
Una vez recibidos los libros en el Registro y si todo está correcto, se procederá a su tratamiento y recibirás, vía telemática, una acreditación de haber procedido a su legalización en la que constará la identificación (clase y número), la firma digital generada para cada uno de ellos y los datos de presentación indicando si la legalización se ha solicitado fuera de plazo. Te harán saber del mismo modo que la presentación se ha calificado como defectuosa si así fuese el caso.
Ahora que ya sabes si es obligatorio legalizar los libros oficiales, sabrás que mala gestión de los libros oficiales puede suponerte sanciones de distinta gravedad. ¡Anda con cuidado! Normalmente, los errores o despistes pueden evitarse con un poco de dedicación o depositando la confianza en profesionales como ACR Kontablex que además de presentarte los libros oficiales en el Registro Mercantil, te ayudarán a tener las cuentas claras con el servicio de Outsourcing Financiero Konta Premium, para que tus libros contables reflejen una imagen fiel de la situación real de tu compañía. No lo dudes y consúltanos, nos ajustamos a tus necesidades.
