Cuando desarrollas una actividad económica cada día pasan por tus manos todo tipo de documentos que debes archivar; contratos, pedidos, albaranes, facturas, la información es el mayor activo de tu organización. Gracias a ella puedes tomar decisiones, evaluar estrategias o dar el visto bueno a transacciones. Es necesario que almacenes, organices y gestiones toda tu documentación de una manera adecuada, pero ¿durante cuánto tiempo? Alguna vez te habrás preguntado cual es el plazo de conservación de documentos administrativos. En este post te contamos durante cuanto tiempo tienes que conservar todo tipo de documentación.
Documentos Contables
Por documentos contables nos referimos tanto a los Libros oficiales de contabilidad como a las facturas, contratos y otros documentos justificativos de las transacciones de una empresa. Es importante que conozcas el plazo de conservación de documentos administrativos y de contabilidad por dos motivos: porque la ley así nos lo exige y para poder aportarlos como justificante ante una inspección de la Administración Pública.
La parte legal la puedes encontrar fácilmente en el Artículo 30 del código de comercio que nos dice:
- Los empresarios conservarán los libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a su negocio, debidamente ordenados, durante seis años, a partir del último asiento realizado en los libros, salvo lo que se establezca por disposiciones generales o especiales.
Y ojo, que es importante que conozcas que esta obligación no desaparece, aunque tu empresa cese en sus actividades:
- El cese del empresario en el ejercicio de sus actividades no le exime del deber a que se refiere el párrafo anterior y si hubiese fallecido recaerá sobre sus herederos. En caso de disolución de sociedades, serán sus liquidadores los obligados a cumplir lo prevenido en dicho párrafo.
Para cumplir con tus obligaciones debes tener en cuenta tanto los documentos en papel como la documentación digitalizada. No obstante, hay documentación que probablemente puedes necesitar consultar durante mas años. Por ejemplo, si vendes acciones o un inmueble necesitarás las escrituras de compra para justificar su precio o para revisar los asientos contables que realizaste en su día, aunque hayan pasado más de seis años. Por ello te recomendamos que guardes cierta información de manera indefinida, en general todos aquellos gastos en ingresos que se van imputando en la cuenta de perdidas y ganancias a lo largo de varios ejercicios además de tu contabilidad:
Libros oficiales de contabilidad, Cuentas anuales firmadas, Contratos a largo plazo, Instrumentos financieros, Subvenciones, Facturas de Inmovilizado…
Documentos Fiscales
El plazo de conservación de documentos administrativos de carácter fiscal está relacionado con el plazo de preinscripción de las obligaciones tributarias, que queda recogido en el artículo 66 de la Ley 58/2003, Ley General Tributaria:
Prescribirán a los cuatro años los siguientes derechos:
- a) El derecho de la Administración para determinar la deuda tributaria mediante la oportuna liquidación.
- b) El derecho de la Administración para exigir el pago de las deudas tributarias liquidadas y autoliquidadas.
- c) El derecho a solicitar las devoluciones derivadas de la normativa de cada tributo, las devoluciones de ingresos indebidos y el reembolso del coste de las garantías.
- d) El derecho a obtener las devoluciones derivadas de la normativa de cada tributo, las devoluciones de ingresos indebidos y el reembolso del coste de las garantías.
Tendrás que conservar las autoliquidaciones periódicas de tus impuestos: modelos de IVA, IRPF, Sociedades…además de todos aquellos documentos que justifiquen o sean relevantes para la determinación de la deuda tributaria. Tales documentos pueden ser las facturas recibidas, justificantes contables, recibos…
El plazo de conservación de documentos administrativos en este caso puede verse afectado, por la interrupción del plazo de prescripción que se dé como consecuencia de actuaciones de la administración en cualquier procedimiento tributario. Según se recoge en la propia ley tributaria el plazo de preinscripción se puede interrumpir:
- a) Por cualquier acción de la Administración tributaria
- b) Por la interposición de reclamaciones o recursos de cualquier clase
- c) Por cualquier actuación fehaciente del obligado tributario conducente a la liquidación o autoliquidación de la deuda tributaria.
Si se produce la interrupción de la prescripción debes tener en cuenta que una vez finalizado el procedimiento correspondiente se reinicia el período de prescripción situándonos otra vez al principio. Es decir, estarás obligado a preservar la misma documentación otros cuatro años más y, así se producirá, cada vez que se interrumpa el plazo de prescripción. Además, el plazo que hemos visto anteriormente para los documentos contables se verá igualmente ampliado el tiempo que sea necesario por encima del plazo máximo de seis años, ya que la obligación tributaria todavía no ha prescrito.
¿Qué plazo tiene la administración para Comprobar e Investigar?
A pesar de que el plazo de prescripción de tus obligaciones fiscales sea de cuatro años como ya hemos visto, el mismo artículo 66 bis de la Ley General Tributaria establece el plazo durante el que la administración puede investigarnos:
- La prescripción de derechos establecida en el artículo 66 de esta Ley no afectará al derecho de la Administración para realizar comprobaciones e investigaciones conforme al artículo 115 de esta Ley, salvo lo dispuesto en el apartado siguiente.
- El derecho de la Administración para iniciar el procedimiento de comprobación de las bases o cuotas compensadas o pendientes de compensación o de deducciones aplicadas o pendientes de aplicación, prescribirá a los diez años a contar desde el día siguiente a aquel en que finalice el plazo reglamentario establecido para presentar la declaración o autoliquidación correspondiente al ejercicio o periodo impositivo en que se generó el derecho a compensar dichas bases o cuotas o a aplicar dichas deducciones.
Por tanto, para los ejercicios en que se han generado esos incentivos o deducciones el plazo de prescripción no es cuatro sino diez años, salvo que el último ejercicio en que han sido aplicadas ya haya prescrito. Lo mismo sucede con las pérdidas fiscales, cuyo plazo comenzaría a contar desde el ejercicio que la empresa haya compensado dichos créditos fiscales.
Este plazo se entiende que es de aplicación para el Impuesto sobre Sociedades en particular, ya que en él se recogen una serie de deducciones que quedan pendientes de cumplimientos de requisitos posteriores, como por ejemplo la libertad de amortización para Empresas de Reducida Dimensión por inversión en investigación y desarrollo que dependerá del aumento medio de la plantilla durante los años siguientes.
En este sentido, la documentación ha de conservarse por todo el período en que gocemos de las deducciones y por todo el período en que queramos compensar bases imponibles negativas, aunque los datos de origen provengan de ejercicios ya prescritos.
Documentación Laboral
El plazo de conservación de documentos administrativos de carácter laboral viene recogido en el Real Decreto Legislativo 5/2000 de 4 de agosto. Entre la documentación mas importante que tienes que conservar se encuentran:
A conservar durante cuatro años:
- Contrato de trabajo
- Resúmenes mensuales de los registros de jornada
- Recibos de salarios
- Boletines de cotización a la Seguridad Social
- Documentos de identidad de ciudadanos extranjeros
- Datos relativos a trabajadores temporales
- Comunicación del contenido de los contratos y de sus copias básicas a los Servicios Públicos de Empleo
A conservar durante cinco años:
- Plan de prevención de riesgos laborales
- Concierto con el Servicio de Prevención
- Planificación de la Actividad Preventiva
- Plan de Emergencia
- Documentación sobre información y formación a los trabajadores
- Evaluación de Riesgos
- Relación de accidentes de trabajo
- Expedientes de accidentes laborales o enfermedades profesionales
Esto son solo alguno de los documentos más comunes que deberás custodiar para cumplir con el plazo de conservación de documentos administrativos. Toma nota de todo lo que te hemos contado y ten en cuenta que ante el requerimiento de documentación durante una inspección tributaria puedes ser sancionado por el simple hecho de no aportar la documentación requerida. Si aun así tienes dudas desde ACR Kontablex te asesoramos.
