Bien sea para la puesta en marcha de una empresa o para poder empezar un nuevo proyecto es importante que conozcas cómo hacer un presupuesto eficiente. Además de anticiparte identificando cuales van a ser tus gastos e ingresos podrás conocer que recursos necesitarás para cumplir tus objetivos de forma eficiente y así poder gestionarlos mejor.
¿Qué es un presupuesto?
Para que entiendas cómo hacer un presupuesto eficiente, ten en cuenta que un presupuesto de ventas y gastos no es más que la expresión económica de las actividades que vas a desarrollar. Se trata de un documento donde tienes que incluir tus planes de futuro expresados en dinero. Los debes basar en la experiencia, en los datos del pasado y en el análisis de tus fortalezas y debilidades, así como de las amenazas y oportunidades del entorno empresarial. En él debes reflejar los gastos y los ingresos que se van a generar por el desarrollo de tu actividad y aunque sean principalmente estimaciones, el presupuesto debe ser ajustado a la realidad, con datos fiables, bien estructurados y con previsiones realistas, es decir, los números deben tener un plan de acción que los respalden. El presupuesto es una pieza clave dentro del plan de rentabilidad de una empresa.
Funciones del presupuesto
Si aprendes cómo hacer un presupuesto eficiente, conseguirás una buena herramienta de control para tu negocio. El presupuesto es en sí mismo un medio, no un fin. Es un medio para realizar los programas y proyectos que la empresa debe implementar para conseguir sus objetivos. Gracias al presupuesto podrás:
- Establecer los objetivos de tu empresa (ventas, beneficios…) y los recursos necesarios para su consecución (coste de material, coste de personal, inversión en publicidad, financiación…).
- Definir tu plan de acción, esto es, establecer los procedimientos más adecuados para la consecución de tus objetivos.
- Coordinar las diferentes actividades de tu organización: Quien se ocupa de qué.
- Minimizar el Riesgo al reducir la incertidumbre: Los objetivos y acciones las estudias anticipadamente y las sustentas en algún plan, método o lógica no en una simple corazonada.
- El presupuesto servirá de guía para toda la organización y te ayudará a fijar prioridades.
- Te ayuda a anticiparte y poder actuar ante los cambios en el entorno interno y externo.
Cómo hacer un presupuesto eficiente paso a paso
Si ya te hemos convencido de los beneficios de realizar el presupuesto de tu empresa, te damos algunas claves que te pueden ayudar en su elaboración.
Un buen punto de partida para realizar tu presupuesto es reunir toda la información posible de los ingresos y gastos del año anterior. Analiza los datos y haz un cálculo realista para incluirlos en tu nueva previsión.
Elabora un listado con la estimación de tus ventas para el año siguiente, analiza si tus precios durante el año anterior han cubierto tus gastos o si por el contrario necesitas implementar alguna subida. Revisa tu estrategia comercial e identifica que clientes son los más rentables, considera diversificar tu negocio. Puedes estimar un crecimiento o mantener tus ventas estables y enfocarte en los gastos si quieres mejorar tu rentabilidad.
Incluye tanto los gastos variables como los gastos fijos que necesites para conseguir tus ventas. Como hemos dicho puedes partir del año anterior, pero es beneficioso que hagas una reflexión sobre dichos gastos, si se podría haber gastado menos o conseguido mejores resultados, y qué puedes hacer para evitar eso.
No te olvides de analizar el flujo de caja, teniendo en cuenta cuándo se reciben los ingresos y cuando salen los gastos variables. Tienes que decidir también cuándo hay que hacer frente a las obligaciones de la empresa. Esto formará parte de tu previsión de tesorería.
El control presupuestario
Tan importante es saber cómo hacer un presupuesto eficiente como establecer un procedimiento para ir revisando su cumplimiento. El control presupuestario es el conjunto de actividades y acciones que tienen como finalidad equilibrar la gestión de ingresos y gastos de una empresa y te servirá para asegurar que las actividades reales se ajustan a las actividades planificadas.
Tendrás que establecer análisis y controles periódicos, trimestrales o incluso mensuales, comparando los resultados obtenidos a los planificados en un periodo de tiempo establecido.
Con la información del control presupuestario podrás realizar los ajustes y cambios que sean necesarios según la evolución de tu actividad, modificando las previsiones y cambiando los parámetros para obtener un mejor resultado.
Una vez realizado el presupuesto, la actividad de control presupuestario consistirá, en registrar la actividad realizada (esta información la puedes obtener tanto de tu contabilidad financiera como de tu contabilidad analítica) y evaluar el cumplimiento de tus objetivos y de los procedimientos que habías establecido, encontrando las posibles desviaciones y cómo corregirlas.
Principios del control presupuestario
Para establecer un buen procedimiento de control presupuestario ten en cuenta los siguientes principios:
Predictibilidad: Tienes que intentar prever lo que va a suceder en todos los apartados de tu presupuesto.
Determinación cuantitativa: realiza el control a través de cantidades económicas y porcentajes de las desviaciones.
Precisión: la información utilizada y analizada debe ser totalmente precisa y ajustada a la realidad, al igual que los planes presupuestados.
Participación: en el control, al igual que en la elaboración del presupuesto, deben participar todas las partes o secciones de la empresa que se ven afectadas por el presupuesto.
Flexibilidad: debe existir un margen para los posibles imprevistos que puedan surgir y prever los cambios necesarios a partir de tales imprevistos: esto es ajustarse a la realidad.
Coordinación: el responsable debe tener claros los objetivos del control y orientar todas las acciones hacia esos objetivos.
Confianza: los que participan en la actividad deben estar de acuerdo con los procedimientos que se siguen, confiando en los buenos resultados que van a dar.
Desviaciones: las desviaciones poco importantes se pueden considerar que son un cumplimiento de las previsiones; la toma de medidas y decisiones se hará sobre las grandes desviaciones.
No es tan fácil elaborar un presupuesto, ya que hay que tener en cuenta muchas cosas y no se debe olvidar ninguna, una mala planificación de los presupuestos puede dar lugar a consecuencias indeseables. Si es necesario, debes contactar con un asesor externo que revise y optimice tu presupuesto. Con nuestro servicio de outsourcing financiero te podemos echar una mano
