Para poder asegurar la buena situación económica de tu empresa, necesitas conocer que es la previsión de tesorería y como se puede convertir en tu mejor aliado para controlar tu dinero y conocer cuáles serán tus necesidades futuras. A través de este blog te explicamos como puedes preparar tu propia previsión y cómo la información que obtienes te será útil para mejorar la liquidez de tu negocio.
Que es la previsión de tesorería
La previsión de tesorería es la estimación de los flujos de caja futuros, es decir, las entradas y salidas de dinero en tu empresa en un período de tiempo determinado. También es conocida como cash-flow o flujos de caja. Es una herramienta que te permitirá controlar la liquidez de tu negocio y anticiparte a posibles necesidades de dinero para hacer frente a los pagos futuros. Te permitirá tomar mejores decisiones y por tanto poder asegurar la actividad normal de tu empresa.
Lo más habitual es que las empresas hagan su previsión de tesorería de manera mensual, aunque dependiendo de la necesidad de tu empresa, puedes hacerlas además de manera trimestral o anual (de cara a valorar la viabilidad de proyectos o inversiones) o con menor periodicidad si estás atravesando problemas puntuales de liquidez que te obliguen a estar pendiente de tu dinero en el día a día.
Como se elabora una previsión de tesorería
Ahora que ya sabes que es la previsión de tesorería, tanto si eres autónomo como si eres sociedad te vamos a explicar todo lo que debes tener en cuenta para que puedas elaborarla tú mismo. Aunque la previsión de tesorería sea una estimación, tienes que intentar acercarte lo máximo posible a la realidad de tu negocio. Para que no se te olvide nada, ten en cuenta todos estos datos.
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Saldo inicial de tesorería
Es el dinero en bancos o en efectivo con el que cuentas en un momento determinado al que habrá que sumarle o restarle los siguientes conceptos:
Previsión de pago a proveedores:
Partiremos de los saldos pendientes de pago en tu contabilidad, es decir, todas aquellas facturas que ya has recibido de tus proveedores, cuyo vencimiento no es al contado y por tanto tendrás que hacer frente a su pago en el futuro. Algo que te ayudará a incorporar estos datos de manera más rápida a tu plan de tesorería es la gestión de los vencimientos de tus facturas. Si cuando las contabilizas, registras además cuales son las fechas de sus vencimientos, podrás tener una primera estimación de tus pagos más inmediatos sacando un informe desde tu software de contabilidad.
Además de las facturas que ya has recibido tendrás que incluir en tu previsión una estimación de tus pagos en el futuro, para ello, cuantifica tus gastos recurrentes y cuando los pagarás en función de los términos de pago que hayas negociado con tus proveedores. Cualquier otro gasto que sepas que vas a realizar de manera excepcional o aquellos cuya periodicidad es superior al mes, inclúyelos también. Por ejemplo, los gastos de una campaña puntual de marketing o el gasto de los regalos que hagas a tus clientes por navidad.
Previsión de cobro de clientes:
Al igual que con los pagos, vamos a empezar por incluir los saldos pendientes de cobro en la contabilidad atendiendo al vencimiento de cada factura en particular. Incluye además la estimación de tus cobros futuros, basándote en tus previsiones de ventas aun no realizadas.
Para apoyar tus previsiones tanto de pagos como de cobros es fundamental que previamente hayas realizado una previsión de gastos e ingresos como parte del plan de rentabilidad de tu empresa. Bastará con añadir esta previsión a tu plan de tesorería para tener en cuenta los gastos e ingresos previstos y por tanto tus pagos o cobros futuros.
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Saldo final de tesorería
Es el resultado de añadir a tu saldo inicial tus cobros y pagos estimados. Si haces una previsión anual, puedes ir calculando todos los conceptos mes a mes. Tu saldo final de tesorería será tu disponible a fin de mes, que se arrastrará al inicio del mes siguiente.
El mantenimiento e interpretación de la previsión de tesorería
La información que incluyas en tu plan de tesorería la deberás actualizar de forma periódica. Aunque partas de un saldo de tesorería inicial real, es conveniente que ajustes las previsiones a medida que dispongas de más información, para que el cálculo de tu saldo final sea lo más cercano a la realidad. También tendrás que ir comparando tus previsiones con los datos reales sobre tus pagos y cobros y ajustar las desviaciones en las previsiones de meses futuros.
Si en algún momento ves que no dispones de la suficiente liquidez para hacer frente a los pagos, tendrás que tomar las medidas necesarias mediante la negociación con clientes o proveedores, o mediante la obtención de financiación externa. Podrás analizar si se trata de una necesidad a corto plazo o no, para valorar la posibilidad de solicitar ayuda puntual (utilizar una póliza de crédito, etc.) o plantearte obtener otras fuentes de financiación a largo plazo, o incluso realizar nuevas actividades que te generen nuevos flujos de efectivo.
La previsión de tesorería como herramienta para mejorar la liquidez
Conocer que es la previsión de tesorería y que información te aporta para anticiparte en la toma de decisiones, es una de las herramientas fundamentales a la hora de evaluar la liquidez de tu empresa. A pesar de que estes viviendo un momento especialmente complicado, existen estrategias y herramientas para mantenerse a flote y dominar la liquidez. El primer paso, es el control exhaustivo del dinero que entra y sale y gracias a tu previsión de tesorería esto será muy sencillo. Pero además tendrás información veraz y actualizada para saber en qué momento tomar las decisiones que te ayuden a mejorar tu liquidez:
- Intentar reducir los gastos, anticipar los cobros, retrasar los pagos.
- Externalizar la gestión de cobros para acelerar el cobro de tus facturas.
- Externalizar la gestión de pagos.
- Acceso al descuento de efectos, confirming…
- Acceso a créditos o préstamos bancarios.
La gestión de clientes y proveedores, complemento a tu previsión de tesorería
Pero sin duda, gestionar tus clientes y proveedores de manera eficiente es la forma más sencilla de controlar tus pagos, cobros y mejorar tu liquidez sin tener que recurrir a la financiación externa. Esta gestión la puedes hacer tú mismo o externalizarla a través del outsourcing financiero, contratando a profesionales especializados en esta tarea para que se ocupen de todo.
Gestión de proveedores
Cuando hablamos de la gestión de proveedores, nos referimos a negociar los términos de pago, negociar precios y descuentos (por cantidades compradas, por pronto pago…) y realizar los pagos controlando las fechas de vencimiento de las facturas recibidas.
Una buena gestión de proveedores te permitirá agrupar datos y analizar los diferentes tipos de proveedores para tomar las mejores decisiones de compra y realizar un aprovisionamiento óptimo para el negocio.
El análisis financiero de tus proveedores te aportará información sobre tu ratio de tesorería (o capacidad de hacer frente a las deudas a corto plazo), tu umbral de rentabilidad o punto muerto y tu margen de beneficio que a su vez te ayudará a saber cómo negociar adecuadamente con tus proveedores.
Una vez que tengas claros los números, podrás renegociar los precios, descuentos o los términos de pago con tus proveedores según tus necesidades de tesorería. También puedes buscar proveedores alternativos que puedan mejorar tu situación no solo a nivel financiero, sino que además cumplan con tus estándares de calidad y logística.
Gestión de Clientes
Para tener unas finanzas sanas, es muy importante que conozcas cuándo y cuánto vas a cobrar de tus clientes para saber si podrás hacer frente a tus pagos en las fechas pactadas. Por ello, tendrás que realizar una gestión de cobros activa en tu día a día.
Las oportunidades de cobrar tus deudas van disminuyendo con el tiempo, por eso es necesario que realices una buena gestión de cobros con acciones que van desde la prevención contra el incumplimiento de pagos hasta la recuperación de los créditos. Es conveniente que antes del vencimiento de las facturas, envíes un aviso notificando que su vencimiento está próximo y el mismo día que vence vuelvas a contactar para conocer la situación real, si vas a cobrar o no la factura. En el supuesto de que el cliente no pueda realizar el pago en fecha, intenta negociar otra fecha de pago, buscando siempre la mejor salida.
También puedes analizar a tus clientes antes de realizar cualquier transacción con ellos. Si vas a invertir una cantidad importante de dinero para poder entregar tu producto o servicio a un cliente, es muy importante que estes informado sobre su situación financiera y que te anticipes a un posible impago. Existen informes de riesgos para empresas o informes de solvencia para autónomos o particulares que puedes solicitar y que te ayudarán a tomar la decisión correcta.
Si no sabes cómo gestionar todo esto que te contamos o no tienes tiempo suficiente, en ACR Kontablex te echamos una mano y nos ocupamos de la gestión integral de tu tesorería, clientes y proveedores a través de nuestros servicios de outsourcing financiero y de outsourcing de servicios administrativos. Ahora que te ha quedado claro que es la previsión de tesorería ya sabes lo importante que es el control de tus finanzas y la anticipación a cualquier problema que ponga en peligro la continuidad de tu negocio. Nosotras nos preocupamos de todo por ti.
