Outsourcing de servicios administrativos

¿Has pensado alguna vez en contar con el outsourcing de servicios administrativos? ¿Eres una PYME, autónomo o emprendedor y se te acumulan los papeles? Seguro que los aspectos administrativos de tu negocio absorben gran parte de tu tiempo. Sabes que todo lo que gira en torno a tu empresa es importante, pero sientes que deberías volcarte en realizar el servicio que te han contratado, en preparar los envíos de tu tienda online, en la búsqueda de nuevos clientes…en definitiva en las actividades clave para ti, las que te aportan mayores beneficios y rentabilidad, porque para eso montaste un negocio ¿no?

Si esta es tu situación y deseas crecer u optimizar tu tiempo no te agobies, es el momento de pensar en delegar algún área administrativa de tu empresa y optar por el outsourcing de servicios administrativos.

¿Qué es el Outsourcing de servicios administrativos?

El outsourcing de servicios administrativos no es más que la externalización de las tareas administrativas de tu negocio. Esto es la contratación de los servicios profesionales de personas externas a tu organización para que realicen parte o todo tu trabajo administrativo que, sin formar parte del foco principal del negocio, requieren cierta especialización. Es una alternativa a la contratación de personal propio que te dará el mismo servicio de una manera mucho más flexible y económica. Podrás ajustar las horas de trabajo que contrates, según las necesidades de la empresa en cada momento y si la empresa no te convence, puedes cambiarla por otra sin ningún coste adicional.

Los trabajos administrativos en una empresa pueden darse en cualquier departamento, pero lo más común es que se encuentren centralizados en el departamento financiero. Por eso el Outsourcing financiero está muy ligado al outsourcing de servicios administrativos y se puede realizar conjuntamente.

¿Qué servicios administrativos se pueden externalizar?

Son muchos los servicios administrativos que se pueden externalizar, pero los que te pueden aportar mayores beneficios son los siguientes:

1. Facturación

No es obligatorio que realices tú mismo la facturación de tu negocio. La ley contempla la posibilidad de que tus facturas puedan ser expedidas por un tercero según se dicta en el artículo 5 del Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre. Una empresa de outsourcing de servicios administrativos puede gestionar el proceso completo de facturación, desde la emisión de presupuestos, albaranes, facturas proformas…y ocuparse del envío, control y seguimiento de tus facturas. Entre otras ventajas puedes encontrar las siguientes:

• Enviarás tus facturas más rápido y las cobrarás antes: Tus envíos serán más ágiles y sin interrupciones en la facturación debido a vacaciones, bajas… evitando que afecte al resultado de las ventas y al futuro cobro de facturas.
• Minimizarás el error humano en la generación de tus facturas, gracias a la automatización y a las aplicaciones específicas de facturación. Se acabó la facturación en Word, ya no volverás a enviar facturas incompletas o con cálculos erróneos.
• Cumplirás siempre con la normativa vigente: Cualquier cambio en la normativa fiscal, el IVA o el IRPF se actualizará automáticamente y no tendrás que preocuparte por ello.
• Podrás emitir facturas electrónicas o e-facturas: En ciertas ocasiones es obligatorio la emisión de una factura electrónica por lo que es imprescindible estar al tanto de la normativa vigente.

2. Gestión de proveedores y clientes

Estas áreas son más importantes de lo que puede parecer a priori ya que son piezas fundamentales para crear tu plan de rentabilidad y tu previsión de tesorería, no en vano las grandes empresas suelen tener personal específico o incluso departamentos enteros para atender a sus proveedores y clientes. Pero seas del tamaño que seas gracias al outsourcing de servicios administrativos siempre tendrás la posibilidad de externalizar las tareas más administrativas de la gestión de tus proveedores y clientes como:

• Atención telefónica: Siempre habrá una persona a la que tus proveedores puedan dirigirse para comunicarse contigo. Podrás dar una imagen de mayor profesionalidad.
• Resolución de incidencias con las facturas: No siempre las facturas que recibimos son correctas, podrás resolver todas las incidencias sin interferir en tu trabajo del día a día.
• Realización de pagos y resolución de incidencias: Estar al día de tus pagos generará confianza en tus proveedores, lo que te permitirá realizar negociaciones con mayor facilidad.

3. Gestión documental

La gestión documental siempre ha supuesto un reto para empresas y autónomos debido a la gran cantidad de documentos que generan en el día a día. Hay contratos, pedidos, albaranes, facturas, imágenes, vídeos y grabaciones de audio que se acumulan y exigen de mucho espacio de almacenaje. Es necesario que almacenes, organices y gestiones toda tu documentación de una manera adecuada, porque la información es el mayor activo de tu organización. Gracias a ella puedes tomar decisiones, evaluar estrategias o dar el visto bueno a transacciones. Seguro que en alguna ocasión te has vuelto loco buscando ese documento que necesitas para la reunión con tu cliente y es que encontrar de forma rápida la información que se necesita no siempre resulta fácil. Así lo dicen las estadísticas. Un trabajador medio pierde el 20 % de su jornada laboral tratando de encontrar documentos o información.

Si eres de los que de vez en cuando pierde los papeles, no te preocupes, prueba a delegar este trabajo a las empresas de outsourcing de servicios administrativos. Son muchas las ventajas que conseguirás:

• Seguridad ante la pérdida o deterioro de archivos: Podrás disponer de toda tu documentación digitalizada y archivada en la nube minimizando el riesgo de pérdida o deterioro de tu documentación.
• Podrás cumplir con todas las normativas legales sobre custodia de documentos y datos como la Ley Orgánica de protección de datos de carácter personal (LOPD). Podrás dar respuesta a cualquier auditoría o requerimiento de datos.
• Aumento del espacio en las oficinas. Podrás liberar el espacio que dedicas a los papeles en tu oficina gracias a los servicios del outsourcing de servicios administrativos.
• Fácil acceso y disponibilidad de la documentación: Tus archivos digitalizados quedan almacenados en la nube así que estarán siempre accesibles y disponibles cuando sean necesarios.
• Ahorro en costes: Ya no perderás más tiempo buscando y organizando papeles.

Todo lo que hemos explicado te será de gran ayuda si estás en fase de crecimiento. A partir de ahora necesitarás dedicar más horas a dirigir, gestionar y planificar tu negocio y no podrás estar en los detalles del día a día. En alguna ocasión habrás tenido la sensación de que no controlas la empresa porque no puedes llegar a todo, por eso es imprescindible que delegues las actividades que no te aportan valor añadido. En ACR Kontablex te liberamos de esa carga con nuestro servicio de outsourcing de servicios administrativos y financieros y nos ocupamos de la gestión administrativa de tu negocio.