Gastos deducibles de autónomos

Entender los gastos deducibles de autónomos es necesario para poder entender tus finanzas. Ser autónomo requiere soportar una carga muy grande de obligaciones, cotizaciones e impuestos que pueden llegar a ser un quebradero de cabeza. Una vez que leas este blog, conocerás mejor qué gastos son deducibles para tu negocio aligerando la que a veces, es una pesada carga.

 

Requisitos de los gastos deducibles de autónomos

Los gastos deducibles de autónomos han de cumplir con cuatro requisitos que Hacienda establece para que se puedan deducir fiscalmente.

1. Estar relacionados con tu actividad económica. Es lógico, pero a la hora de la verdad resulta muy difícil separar los gastos que provienen del trabajo de los gastos de uso privado. Lo que has de tener en cuenta es que si Hacienda revisa tus cuentas como autónomo, tendrás que demostrar que esos gastos son necesarios para desarrollar tu actividad.
2. Estar debidamente justificados. Es muy importante siempre pedir facturas para justificar cualquier gasto. En ocasiones también pueden valer recibos o facturas simplificadas siempre que aparezcan todos tus datos fiscales.
3. Tener registrados libros de gastos e inversiones. Pueden estar en formato papel o formato electrónico, un fichero Excel sería suficiente.
4. Estar imputados al ejercicio que corresponda, o lo que es lo mismo, los gastos que se quieran deducir han de estar asociados al periodo en el que se hayan generado.

 

Gastos deducibles de autónomos en el IRPF

A continuación, vamos a relacionar los gastos más habituales siguiendo las pautas de Hacienda y que has de tener en cuenta a la hora de deducir tus gastos:

 

• Gastos de explotación. Se incluyen todas las compras de mercaderías, materias primas y auxiliares, combustibles, elementos y conjuntos incorporables, envases, embalajes y material de oficina.
• Sueldos y salarios. Todos los pagos a tus trabajadores en concepto de sueldos, pagas extraordinarias, dietas y asignaciones para gastos de viajes, retribuciones en especie, premios y tipos de indemnizaciones por despido.
• Seguridad social o aportaciones a mutualidades del titular de la actividad. En este apartado se incluyen tus cotizaciones al régimen especial de trabajadores autónomos (RETA) y en su caso, también las aportaciones realizadas a mutualidades de previsión social.
• Otros gastos de personal en el que se incluyen gastos de formación, indemnizaciones por rescisión de contrato, seguros de accidentes del personal, obsequios (como por ejemplo regalos de navidad) y contribuciones a planes de pensiones o planes de previsión social empresarial.
• Gastos de manutención del autónomo. Entre las novedades fiscales, en el IRPF nos encontramos con la de permitir al autónomo desgravar los gastos de comida cuando estos tengan que desplazarse a otro municipio. Se deberán cumplir los siguientes requisitos: que los gastos sean debidos al desarrollo de la actividad económica, en establecimientos de restauración y hostelería, que se paguen por medios electrónicos y de los que se disponga de la correspondiente factura.

Hacienda ha anunciado que reforzará su vigilancia sobre este tipo de gastos por lo que hay que tener cuidado. No se admite dicha deducción como dieta si el gasto se ha realizado en el municipio donde el autónomo desarrolla su actividad.

 

• Arrendamientos y cánones. Por arrendamientos se entienden las cantidades satisfechas por la cesión de un bien mueble o inmueble. El arrendamiento financiero o leasing solo será deducible para bienes no amortizables. Por cánones se entienden las cantidades pagadas por el derecho a uso o la concesión de uso de distintas manifestaciones de la propiedad industrial.
• Reparaciones y conservación. En principio aquí podrás desgravarte los mantenimientos anuales de una máquina y todos aquellos gastos que tengan por objetivo mantener esa máquina en uso. No se incluyen los que supongan una ampliación o mejora, ya que se consideran inversiones amortizables en varios años.
• Vivienda y suministros; hipoteca, luz, agua, telefonía e internet. Si trabajas en una oficina, todos estos suministros son claramente deducibles.

El problema viene cuando realizas la actividad en tu vivienda habitual y así lo hayas notificado a Hacienda en los modelos 036 o 037.

En el caso de los suministros, la Agencia Tributaria te permitirá deducirte el 30% de los gastos de la parte proporcional de la vivienda afecta a tu actividad. Hacienda es muy meticulosa en este tipo de gastos y está empezando a pedir contadores de agua o luz para la parte “profesional” y para la parte “privada” de la vivienda.

Con el resto de los gastos asociados a la vivienda, como pueden ser el alquiler o la hipoteca, Hacienda también te permitirá deducirte el porcentaje que hayas notificado como afecto a tu actividad. Has de tener en cuenta, aunque sea un engorro, que si tu vivienda habitual es alquilada, deberás tener dos facturas, una por la parte de tu negocio y otra por la parte de uso privado ya que el alquiler de la parte profesional debe incluir IVA.

 

Los gastos de teléfono a efectos de IRPF serán deducibles siempre y cuando tengas dos líneas de teléfono diferenciadas, una para uso personal y otra para uso profesional ya que es la única forma de justificar que el gasto está afecto a tu actividad.

• Gastos de viajes y representación. Podrás deducirte los gastos de desplazamiento en transporte público (avión, tren, taxis) así como las estancias en hoteles y gastos de manutención (comidas y cenas) aunque siempre deberás acreditar el carácter profesional por lo que la realización de este tipo de gastos a diario o en fin de semana, es difícil que sea aceptada por Hacienda.

El gasto en comidas de trabajo es uno de los más controvertidos por lo que te aconsejamos que siempre anotes en tu agenda o al dorso de las facturas, los datos de las personas con las que mantuviste la reunión comercial.

En cuanto a los gastos de tu vehículo particular y asociados como el mantenimiento, gasolina, seguro…, Hacienda solo lo permite en el caso de los autónomos que se dediquen a actividades de transporte de viajeros, mercancías, enseñanza de conductores o actividades comerciales, lo que incluye a taxistas, transportistas, repartidores, mensajeros, autoescuelas, agentes comerciales y representantes. El resto de los autónomos no podrán deducirse estos gastos por el IRPF y sólo hasta un 50% en el caso del IVA partiendo de la premisa de que el vehículo está parcialmente afecto a tu actividad. Adquirir el coche en renting es una opción cada vez más extendida y está sujeta a las mismas limitaciones fiscales mencionadas anteriormente.

Si decides imputar los gastos de tu vehículo, porque consideras que puedes demostrar en caso de que se requiera que lo utilizas para tu actividad económica, no olvides que en última instancia la Agencia Tributaria se reserva el considerarlo gasto fiscalmente deducible, o no.

• Solo se admiten los gastos en ropa de protección, uniformes u otras prendas que tengan el anagrama del negocio. En el caso de los artistas, se flexibilizan estos criterios.
• Servicios de profesionales independientes. En este apartado se incluyen todos los gastos en los que incurras al contratar a una gestoría o asesoría para externalizar todos tus temas de finanzas y de contabilidad es decir, el outsourcing financiero, todos los gastos relacionados con la elaboración y mantenimiento de tu página web, los gastos incurridos en algún asunto notarial relacionado con tu actividad.
• Primas de seguros. Son gastos deducibles de autónomos las pólizas contratadas con las aseguradoras por contratos de responsabilidad civil, baja diaria de autónomos y aquellos otros seguros que estén relacionados con tu actividad empresarial. En este apartado también puedes deducirte las primas de seguro por enfermedad y asistencia médica que hayas satisfecho tanto para ti como para tu cónyuge e hijos menores de 25 años que convivan en el domicilio familiar, con un máximo de 500 euros por persona o 1.500 euros por cada una de ellas con discapacidad.
• Otros servicios exteriores. Son gastos deducibles de autónomos que al igual que los anteriores han sido contratados para el desarrollo de la actividad, pero que no se han incluido en los apartados anteriores. Se incluyen los gastos en investigación y desarrollo, transportes, servicios bancarios, publicidad, relaciones públicas.

• IVA soportado. Si realizas una actividad exenta de IVA como por ejemplo la medicina o una actividad acogida a regímenes especiales como es el recargo de equivalencia o el régimen especial de la agricultura, ganadería y pesca, es normal que parte o todo el IVA que soportas no la puedas deducir como IVA, por lo que podrás deducírtelo como gasto.
• Otros tributos fiscalmente deducibles. En este apartado entrarían el resto de los impuestos como por ejemplo el impuesto de bienes inmuebles (IBI), el impuesto de actividades económicas (IAE) y otros tributos y recargos no estatales y tasas, recargos y contribuciones estatales como por ejemplo la tasa de basuras de un local, o las ITV que han de soportarse por los camiones y vehículos de la empresa. No serán deducibles ni las sanciones ni los recargos de apremio o por presentar fuera de plazo las declaraciones de Hacienda.
• Gastos financieros. Son gastos deducibles de autónomos los que se ocasionan como consecuencia del empleo de capital ajeno y de todo aquello relacionado con la financiación de la empresa como por ejemplo los intereses de préstamos y créditos, gastos de descuento de efectos, diferencias de cambio, recargos por aplazamiento de pago de deudas, intereses de demora de aplazamientos de los pagos a Hacienda. No se incluirán los que se deriven de la utilización de capital propio.
• Amortizaciones del inmovilizado material o inmaterial. Si en tu actividad usas por ejemplo un ordenador o un software que te haya costado más de 300 euros, tendrás un inmovilizado activado que va a suponer que ese gasto no te lo puedas deducir en un solo año y tendrás la obligación de amortizarlo según las tablas de amortización de Hacienda a la hora de incluirlo como gasto deducible de autónomo. Aquí deberás de incluir las amortizaciones que se calcularán a lo largo del ejercicio.
• Otros gastos deducibles. Aquí deberás incluir la adquisición de libros, suscripción a revistas profesionales, asistencia a cursos, conferencias, congresos relacionados con la actividad, cuotas satisfechas a corporaciones, cámaras y asociaciones empresariales legalmente constituidas.

• Provisiones deducibles y gastos de difícil justificación. Con la entrada en vigor de la reforma fiscal, se establece un tope anual de 2.000 euros a la deducción en estimación directa simplificada del 5% del importe del rendimiento neto previo.
• Pérdidas por insolvencias de deudores. Te podrás deducir las insolvencias de tráfico siempre y cuando hayan transcurrido 6 meses desde el vencimiento de la obligación, además de que el deudor esté declarado en situación de concurso o procesado por el delito de alzamiento de bienes y que las obligaciones hayan sido reclamadas judicialmente o sean objeto de un litigio judicial o procedimiento arbitral de cuya solución dependa su cobro.

Lo que no podrás hacer si como autónomo te encuentras en el régimen de estimación directa simplificada, es dotar provisiones por insolvencias ya que se entienden incluidas en los gastos de difícil justificación.

• Incentivos al mecenazgo, convenios de colaboración en actividades de interés general. Este apartado de gastos deducibles de autónomo está relacionado con las donaciones.

En ACR Kontablex te explicamos todas las opciones de ahorro que tienes a tu alcance dentro del marco legal, para que puedas rentabilizar al máximo tu negocio.

¡¡No esperes más y llámanos!!