Las preguntas más comunes que surgen a la hora de controlar la facturación de un negocio suelen ser, qué tipos de factura existen, cuáles son las más habituales, qué es una factura simplificada y cuál es la diferencia entre factura ordinaria y simplificada.
Existe diferencia entre factura ordinaria y simplificada, ya que ambos documentos van dirigidos a distintos tipos de situaciones y operaciones comerciales.
En primer lugar, debemos considerar a la factura ordinaria como el documento más utilizado de todos, en el sentido de que la mayoría de las empresas van a recurrir a él para reflejar sus transacciones. La factura ordinaria también se conoce como completa, porque incluye más datos identificativos que la factura simplificada, que como su nombre indica, es un documento más reducido.
A continuación, te explicamos la diferencia entre factura ordinaria y simplificada, que hace un tiempo se la conocía como ticket.
Qué es una factura ordinaria
Una factura ordinaria es lo que conocemos como una “factura normal” o, simplemente, “factura”. Se trata de un documento comercial que indica la compra o venta de bienes o servicios. Como ya hemos comentado anteriormente, la factura ordinaria es la que se usa con mayor frecuencia y todas las empresas y autónomos están obligados a dejar constancia de sus ventas de bienes y servicios a través de una factura, de esta forma, tanto los clientes como Hacienda pueden conocer todos los detalles de esa operación.
Como empresa o autónomo, las facturas ordinarias sirven para las declaraciones del IVA y del IRPF a Hacienda, pues es la forma para documentar las ventas realizadas (ingresos) y acreditar las compras realizadas (gastos). Por eso, para que todo sea válido, en una factura deben aparecer obligatoriamente todos los datos relativos a la transacción realizada para que queden archivados de la forma más ordenada posible. Es una forma de mantener controladas todas las transacciones y prestaciones realizadas por un profesional o por una empresa.
Tradicionalmente, la factura debía realizarse en papel y entregarse directamente al cliente con un sello oficial, además de guardar una copia propia. Actualmente, la facturación no solo se ha simplificado, sino que la factura digital está completamente aceptada y un profesional puede realizar todo el proceso en la nube estando seguro de que opera dentro de los límites de la legalidad.
Estructura de la factura ordinaria
La emisión de la factura ordinaria ha de incluir:
- Fecha de expedición y numeración.Las facturas deben realizarse de forma correlativa en fecha y número, es decir, si la factura número 2 está fechada a 3 de marzo, la factura número 3 deberá tener una fecha igual o posterior a la de la factura número 2.
- Razón social. Debe incluirse toda la información de ambas partes implicadas en la transacción, es decir, tanto del emisor como del receptor.
- NIF. La factura emitida tiene que incluir el número de identificación fiscal de ambas partes.
- Concepto. Es necesario incluir una pequeña descripción de la transacción.
- Importe. Si hay más de una transacción en la misma factura ordinaria, es necesario desglosarlas e incluir el importe de cada una de ellas por separado.
- Base imponible. Es la suma de todos los importes de cada uno de los conceptos que se facturan.
- La cuota tributaria.Habitualmente, supone aplicar convenientemente tanto el IVA como el IRPF, salvo en contadas excepciones.
- Importe total. El resultado de sumar la base imponible y los impuestos pertinentes.
- Información del registro mercantil: solo obligatorio para empresas.
Qué es una factura simplificada
El Real Decreto 1619/2012 aprobó un nuevo Reglamento de Facturación que entró en vigor el 1 de enero de 2013. Este nuevo reglamento por fin estableció que la factura simplificada pasaba a ser un documento contable legal a la hora de justificar un gasto. También contemplaba que este nuevo concepto sustituye al antiguo ticket de compra, ahora ya en desuso.
La factura simplificada es el comprobante de pago que reciben los consumidores o usuarios finales cuando realizan una compra, es decir, es el justificante de compra que el vendedor entrega a un particular y que solo se puede hacer en moneda nacional.
La factura simplificada se emite después del pago y es el documento que da validez legal a una compra. Como consumidores, podemos usarlo para por ejemplo solicitar una devolución y como empresa o autónomo, los tickets o facturas simplificadas sirven a las empresas para deducirse gastos en el Impuesto de Sociedades y a los autónomos para deducirse gastos en las declaraciones de IRPF, modelo 130
Las facturas simplificadas, solo incluyen los datos fiscales del emisor. Dicho de otra forma: no es necesario que los datos fiscales del receptor de la factura simplificada aparezcan en la misma. Y por eso es “simplificada”: porque es más simple.
Ejemplos claros de cuando se usan facturas simplificadas son cuando se usan a diario como consumidor en restaurantes, peluquerías…
Estructura de la factura simplificada
Que una factura sea simplificada no significa que pueda incluir los conceptos que el emisor quiera, tiene que seguir una estructura:
- Número y series correlativas. En este punto no existe ninguna diferencia con las facturas ordinarias o completas. Todas las facturas deben estar numeradas correlativamente. Y podrán establecerse series siempre y cuando exista una razón justificada. Como sería el caso de tener varios establecimientos un mismo negocio.
- Fecha de expedición.
- Nombre o razón social y NIF solo del emisor.
- Concepto. Incluso en este tipo de documento simplificado es necesario incluir una descripción mínima del producto entregado o del servicio prestado, por ejemplo, el nombre de lo que se ha vendido.
- Tipo impositivo aplicado. Si se aplican distintos tipos de IVA, será necesario incluir las bases imponibles de forma separada.
- Importe total a pagar.
¿Cuándo se usa la factura simplificada?
La facturación simplificada solamente puede utilizarse cuando se cumplen unos requisitos. El primero de ellos es que el importe facturado no supere los 400 euros IVA incluido. Las facturas rectificativas también pueden ser simplificadas.
Pero, como casi todo en esta vida, hay excepciones a la norma. Existen algunos casos en los que una factura simplificada puede llegar hasta 3.000 euros IVA incluido:
- Ventas al por menor.
- Servicios o ventas en ambulancia.
- Ventas o servicios a domicilio del consumidor.
- Transporte de personas y sus equipajes.
- Servicios de hostelería y restauración. Esto incluye tanto bares como restaurantes, pero también cualquier tipo de suministro de bebidas y/o comidas destinadas a consumir en el mismo momento.
- Salas de baile y discotecas.
- Servicios telefónicos prestados mediante cabinas o tarjetas magnéticas o electrónicas recargables que no permitan la identificación del portador.
- Servicios de peluquerías e institutos de belleza.
- Utilización de instalaciones deportivas.
- Revelado de fotografías y servicios prestados por estudios fotográficos.
- Aparcamiento de vehículos.
- Servicios de videoclub.
- Tintorerías y lavanderías.
- Autopistas de peaje.
¿Cuándo no se puede expedir factura simplificada?
De la misma forma, existen varias eventualidades en las que no se puede emitir una factura simplificada:
- Entregas intracomunitarias de bienes.
- Ventas a distancia.
- Operaciones realizadas fuera del territorio de aplicación de los tipos impositivos aplicados.
- Operaciones con inversión del sujeto pasivo. Es decir, aquellas situaciones en las que es el destinatario quien ha de emitir la factura en vez del emisor.
En estos casos, aunque el importe facturado sea inferior a 400 €, será imposible optar por la simplificación de la factura.
Diferencias entre factura ordinaria y factura simplificada
Para terminar, y tras tantos datos sobre el los diferentes tipos de facturas y sus excepciones, te ofrecemos un resumen de todo lo que hemos tratado en el blog:
- Objetivo de la factura: El objetivo de la factura ordinaria es solicitar un pago, pero en la factura simplificada el fin es acreditar que un pago ha sido realizado.
- Cuándo se emite: En base al punto anterior, una factura ordinaria es emitida por la empresa antes de recibir el pago del cliente (solicitud). En cambio, la factura simplificada se entrega ya después de la transacción.
- Nivel de detalle.
- En las facturas simplificadas no es necesario incluir los datos del receptor de la factura, pero en las facturas ordinarias o completas es obligatorio que consten tanto los del emisor, como los del receptor.
- Las facturas simplificadas deben incluir cuál es la contraprestación total, mientras que en las facturas ordinarias no. En este segundo caso, es totalmente imprescindible desglosar el importe total en base imponible, tipo de IVA y cuota de IVA.
- En las facturas simplificadas no es necesario incluir la cuota tributaria de IVA, solo hay que indicar el tipo impositivo aplicado. Por el contrario, en las facturas completas sí.
- En las facturas simplificadas solo debes identificar el tipo de bien entregado o servicio prestado en la operación. Sin embargo, en las facturas completas debes realizar una descripción completa que incluya los datos de las operaciones realizadas.
- Deducción de IVA e IRPF: Esto es clave a la hora de presentar el modelo 130 y el modelo 303. Cuando una empresa o autónomo hace una compra y recibe una factura completa, podrá deducirse ese gasto en las declaraciones del IVA e IRPF. Si la compra se tramita con una factura simplificada, sólo podrá deducirse esta cifra en la declaración del IRPF.
Esperamos haber resuelto todas tus dudas sobre la diferencia entre factura ordinaria y simplificada. No obstante, si aún te quedan preguntas sin resolver, en ACR Kontablex estaremos encantadas de atenderte, llámanos!!
