¿Tienes problemas a la hora de cobrar tus facturas? ¿Alguno de tus clientes te retrasan continuamente el pago o te dejan a deber dinero? Si es así te interesa conocer cómo realizar una buena gestión de cobro. Como verás más adelante, esta es una tarea que no depende solo del departamento Financiero sino más bien es un proceso conjunto entre departamentos dentro de la propia empresa. El plazo de cobro dependerá por tanto de la capacidad de coordinación entre dichos departamentos y de la organización en sí misma.
¿Qué es la gestión de cobros?
La gestión de cobros son las diferentes tareas administrativas y acciones de carácter financiero que tendrás que realizar para asegurar el cobro de tus facturas emitidas. Estas tareas tienen que formar parte de la estrategia global de tu negocio para la gestión y previsión de tesorería, que te permitirá controlar que dichos cobros se produzcan dentro del plazo acordado, de minimizar los retrasos de tus cliente y de acelerar el recobro de las facturas que se te escapen a pesar de tu seguimiento.
¿Cuáles son los principales problemas de una gestión de cobros eficiente?
Para entender cómo realizar una buena gestión de cobro, te contamos cuales son los problemas más habituales a los que probablemente te tendrás que enfrentar durante esta actividad:
– No se ha registrado lo que se acordó con el cliente.
– No se tiene una forma eficiente y rápida de saber lo que debe cada cliente.
– El cliente no ha recibido la factura o la ha recibido tarde.
– La factura no es correcta por alguna razón o simplemente el cliente no entiende cómo se ha facturado.
¿Qué puedo hacer para mejorar la gestión de cobros de mis facturas?
El objetivo final de una gestión de cobro eficiente es reducir al máximo el período de cobro de tus facturas. En España el plazo legal de pago a proveedore es de 30 días para las Administraciones y de 60 días para las empresas, pero esto no siempre se cumple. Para conseguirlo tienes que intentar reducir los plazos desde que se inicia el pedido, es decir, desde que se inician las gestiones con el cliente:
– La realidad tras muchos años dedicándonos a la gestión de cobro, es que todo depende de cada paso que des desde que se inicia el proceso. Es decir, desde que el Comercial consigue la venta. De las negociaciones en este primer paso dependerá en gran manera lo eficiente que será tu gestión de cobros. Si no cierras el pedido acordando en el mismo las condiciones y forma de pago de una manera clara, después será más complicado. Por ejemplo, en el caso de que el cliente pague mediante confirming, deberás acordar también el vencimiento del mismo. Todos hemos visto en los últimos años lo que se ha convertido en una práctica habitual, emitir el confirming dentro de los sesenta días con vencimiento a 90/120 o incluso más. Es decir, todo cuanto hace referencia a la fecha en la que deberás cobrar la factura tiene que estar meridianamente claro, por escrito y firmado por tu cliente
– Es importante que reduzcas las gestiones administrativas para acortar los plazos en los que el pedido/contrato se hace efectivo en el sistema. Además, asegúrate de que en dicho pedido o contrato queden claramente expresadas las condiciones y plazos de cobro acordadas.
-Intenta reducir al mínimo posible el tiempo de preparación del pedido, entrega de la mercancía y proceso de facturación. Esto también te ayudará a acortar los plazos finales de cobro.
– La forma en la que envíes tus facturas es vital, preferentemente debes hacerlo por correo electrónico y a la persona adecuada para tramitarla. Esto significa que tienes que tener siempre al día tus contactos en la base de datos de clientes.
– Otra parte muy importante de la gestión de cobro eficiente es el seguimiento de tus facturas. Tienes que comprobar y asegurarte que ha sido recibida y tramitada.
Hasta aquí la teoría que todos conocemos más o menos bien sobre cómo realizar una buena gestión de cobro; en la práctica se dan muchas circunstancias que varían según las empresas. ¿Te garantiza esto el cobro puntual?, en la práctica todos sabemos que no, que aun así no siempre cobrarás puntualmente, pero si no lo consigues dejando todo claro….
La gestión de cobro amistosa
A partir de que has seguido todos estos pasos, la calve sobre cómo realizar una buena gestión de cobro consiste, insistimos, en el seguimiento. Envía la factura y pasados unos días llama y comprueba que tu cliente la ha visto y la ha tramitado.
Algo que nos ha demostrado la práctica es que a veces los clientes se ofenden o molestan porque se les pregunte por facturas no vencidas, pero hay una diferencia entre preguntar y reclamar, esto es importante y hay que saber hacerlo. Es lo que se llama gestión de cobro amistosa, es decir, ser capaces de reclamar un pago atrasado sin molestar ni enfadar al cliente. Esto parece lógico y sencillo, pero no siempre lo es.
Es importante que tengas claro que cuando reclamas un pago te asiste un derecho por expresarlo de alguna manera, pero si tu cliente se está retrasando, bien porque tiene problemas financieros o bien porque es una práctica habitual, tu trabajo se complica. Si tu cliente solo tiene liquidez para hacer frente a unos pagos y no a otros, ¿Cómo hacer que decida pagarte a ti antes que a otro proveedor? Ese es el quid de la cuestión, al final, ser eficiente o no en la gestión de cobros puede consistir en que sepas tratar a tus clientes, consigue que te paguen primero a ti, de la misma manera que ha decidieron comprarte a ti antes que a otro.
Gestión de cobro y la solvencia de tu empresa
Es vital que entiendas y en los últimos años parece que no ha sido así debido a las circunstancias, que cobrar puntualmente tus facturas es importante, es la diferencia entre ganar dinero o perderlo. No aceptes sin más que los retrasos son lo normal y asumirlo como tal. Algunos datos del Observatorio de la Morosidad de Cepyme con respecto al año pasado, son mucho más gráficos que cualquier cosa que podamos decir desde nuestra experiencia personal. Siete de cada diez facturas en Españas se pagan tarde y la mora pendiente era de 241.000 millones de euros.
Cómo realizar una buena gestión de cobro debe ser una parte vital del buen funcionamiento y del crecimiento de tu empresa, tienes que destinar medios, organización, tecnología, a esta parte de tu negocio si quieres que funcione. Todos hemos oído o conocemos, empresas pequeñas, autónomos, negocios que se han hundido literalmente debido a la morosidad. También es una cuestión de mentalidad, de que demos a la gestión de cobro la importancia que realmente tiene y se establezca cada vez más la cultura de pagar puntualmente y cumplir lo pactado.
Como ejemplo, un comercial que, ante el impago de una factura, se indigna y argumenta que su trabajo se hizo bien, y que el pedido se cerró debidamente. En el pedido no se indicó en ningún caso que las facturas debían ser entregadas en mano por mensajería porque el correo postal no llegaba a la ubicación donde debían ir y no las aceptaban por correo electrónico. Un año después de la emisión de las facturas, seguían pendientes. El trabajo no se hizo bien, aquí no hubo gestión de cobros eficiente. Lo curioso es que alguien se plantee que, aunque no se haya cobrado un servicio o pedido, un año después, todo se hizo bien. Esta es la mentalidad que debemos cambiar.
Cómo realizar una buena gestión de cobro debe de formar parte del plan de rentabilidad de tu empresa. Si no cobras puntualmente tus facturas estás perdiendo dinero. Regla número uno, nunca pierdas dinero. Regla número dos, no olvides la regla número 1. Warren Buffet.
Tras muchos años en la gestión de cobro hemos aprendido que no existen fórmulas mágicas, que es cierto que la norma siempre fue el tiempo, reducir al máximo como decíamos, tus plazos desde que inicias la gestión de un pedido o contrato.
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