Probablemente hayas escuchado el término de autofactura, pero ¿sabes a qué se refiere exactamente y conoces qué necesitas para poder emitir una autofactura sin llevarte ningún susto a nivel tributario por ello? Si no lo tienes claro, ahora es el momento para saber qué es una autofactura, cómo realizarlas y los requisitos necesarios para poder emitirlas.
Qué es una autofactura
La diferencia entre una factura y una autofactura radica en que la factura la emite el vendedor o prestador del servicio, mientras que la autofactura, también conocida como ‘factura por destinatario’, está elaborada directamente por el comprador, es decir, una autofactura es una factura emitida por el destinatario o un tercero y podría definirse como una “factura inversa”. Es la propia persona que adquiere los productos o servicios, ya sea física o jurídica, la que emite dicha factura.
Mientras que una factura es la prueba de una venta, una autofactura es la prueba de que se ha efectuado una compra de forma totalmente legal.
La autofactura no exime al proveedor de sus obligaciones fiscales. La autofactura o facturación por el destinatario es una posibilidad que tienen muchos profesionales y empresas, previa autorización de la Agencia Tributaria, para que el destinatario de la operación o un tercero emitan determinadas facturas en su nombre.
La autofactura está recogida en el artículo 5 del Reglamento de facturación – aunque éste no use el término de autofactura – y para poder emitirla, se han de cumplir una serie de requisitos.
¿Quién puede realizar autofacturas?
Ahora que sabemos lo que es una autofactura, vamos a detallar qué tipo de profesionales pueden recurrir a ellas y en qué condiciones.
- El empresario o profesional que ha realizado la operación y el cliente han de acordarlo previamente por escrito. Esto quiere decir que el acuerdo debe darse antes de la realización de las operaciones y debe incluir qué operaciones se autofacturarán.
- Cada vez que se emita una autofactura, ésta ha de ser objeto de un procedimiento de aceptación por parte del empresario o profesional que realiza la operación. Dicho procedimiento lo deben prestablecer las dos partes.
- El cliente o tercero que se encarga de emitir la autofactura ha de enviarle una copia al empresario o profesional que realiza la operación.
Si el destinatario o tercero no está establecido en la UE (a excepción de Ceuta, Melilla o Canarias o en un país con el cual exista un acuerdo jurídico) es necesario contar con la aprobación de la Agencia Tributaria.
Lo normal es que pequeñas empresas que trabajan para corporaciones de mayor tamaño soliciten este modelo de autofactura a dichas compañías. ¿El motivo? Para estas últimas no representa un gran esfuerzo administrativo, mientras que para las primeras es un gran alivio que les permite llegar a sus objetivos con mayor holgura. Este es, por tanto, un ejemplo de autofactura ideal, ¡uno que es probable que puedas aplicar a tu caso concreto!
Ahora bien, para poder elegir esta opción hay que conocer los supuestos en los que puede utilizarse.
Ejemplos de cuándo se utilizan las autofacturas
Por norma general, suele afectar a este tipo de situaciones:
- Adquisición de chatarra o materiales de recuperación.
- Cuando se adquiere oro de inversión.
- Recepción de prestaciones de profesionales externos a la Unión Europea.
- Entregas de materiales de reciclaje.
- Cuando sean entregas de desperdicios o desechos de papel, cartón o vidrio.
- Se prestan servicios que tienen por objeto derechos de emisión, reducciones certificadas de emisiones y unidades de reducción de gases de efecto invernadero.
- Cuando se trate de ejecuciones de obras, así como las cesiones de personal que se hayan establecido mediante contrato con el promotor y el contratista, y que tengan por finalidad la urbanización de terrenos o la construcción de edificaciones.
- Cuando se trate de la entrega de bienes de inversión que:
- Debido a un proceso concursal
- Cuando el sujeto pasivo hubiese renunciado a la exención
- Por la ejecución de la garantía constituida sobre los bienes inmuebles
Si se cumple alguno de estos requisitos y se obtienen los permisos pertinentes, tanto por parte de Hacienda como del proveedor de los productos o servicios, no habrá ningún tipo de problema.
Eso sí, ¿sabes cómo se realiza una autofactura? Atento al siguiente apartado, te lo detallamos paso a paso.
Contenidos de una autofactura
Los contenidos de una autofactura son los mismos de una factura ordinaria, solo se debe tener en cuenta lo siguiente:
- La factura se debe emitir a nombre del empresario o profesional que realiza la operación.
- Debe seguir una serie numérica distinta a la serie ordinaria de las facturas del empresario o profesional que realiza la operación. Su contabilidad es distinta, y esto debe quedar claro en todo momento.
- Cada receptor de la autofactura debe tener asignado un número de serie distinto, pero dentro de esto, tiene que seguir su propia numeración correlativa.
- En la factura ha de constar la frase «Facturación por el destinatario».
- No debe emitirse bajo el nombre de autofactura, sino de factura.
- La autofactura está exenta de IVA, lo que teóricamente la convierte en una formalidad contable y la exime de la obligación de expedirla físicamente y conservarla. En contabilidad, el movimiento contable que refleja la compra o el servicio que se ha recibido se acompaña de un asiento con el IVA soportado y repercutido.
¿Cómo contabilizar una autofactura?
Conviene tener clara la contabilización de la autofactura para no incurrir en ningún tipo de error.
Como ya hemos comentado antes, la autofactura está exenta de IVA, el vendedor no tiene ningún tipo de obligación de repercutir IVA, por lo que esto no queda recogido en la autofactura. La obligación de este Impuesto sobre el Valor Añadido la afronta el comprador, aunque el movimiento en la autofactura es tal que así: hay que añadir el tanto por ciento pertinente como IVA soportado y, a la vez, registrarlo como IVA repercutido.
Esto hace que dicha cantidad se quede en un efecto neutro que, eso sí, debe quedar reflejado en el modelo 303 de las autoliquidaciones de IVA.
Obligaciones fiscales por emitir una autofactura
Que la autofactura corra a cargo del destinatario no implica que el empresario o profesional que realiza la operación esté eximido de sus obligaciones fiscales, tal y como señala el artículo 5.1 del Reglamento de facturación (Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre). En una autofactura, existen las mismas obligaciones fiscales tanto para el emisor como el receptor de la misma.
Autofacturación entre dos estados miembros
En el caso de relaciones comerciales entre dos Estados miembros, la situación es diferente. Si en el caso de la autofactura el IVA soportado y repercutido se compensan, no sucede así con empresas que dependen de sistemas tributarios diferentes. Así, cada una de las partes ha de declarar impuestos en sus países de origen.
Dentro de la UE, las empresas que lleven a cabo operaciones comerciales pueden emitir facturas intracomunitarias en las cuales el sujeto pasivo del IVA se invierte, y es el destinatario quien ha de emitirla y declarar el IVA en su país de origen. Para que esto sea posible ambas empresas se han de registrar en el ROI (Registro de Operaciones Intracomunitarias), solicitar el NIF intracomunitario y declarar el IVA en el formulario 349 de operaciones intracomunitarias al finalizar el trimestre.
¿Cuáles son los beneficios de las autofacturas?
Ahora que ya sabemos qué es una autofactura, vamos a enumerar las principales ventajas:
- Optimización en los procesos al eliminar los tiempos de espera para los clientes, que podrán aprovechar y generar mediante la autofactura, la facturación de sus compras.
- Mejora de la satisfacción del cliente al obtener más autonomía a la hora de emitir sus facturas lo que conlleva a una mejora en la calidad del servicio.
- Control total en la emisión de facturas. Pese a la libertad que se le otorga al cliente, el control total sobre las condiciones de autofactura siempre estará en el lado de la empresa vendedora. Esta tendrá la capacidad de establecer las fechas límite o los plazos para hacer la emisión, con el fin de controlar la contabilidad y evitar que esta se descuadre.
- Disminuyen el tiempo de cobro. Las facturas emitidas por los clientes se pueden ejecutar desde cualquier lugar y en cualquier momento, por lo que estos no tendrán que esperar a la hora de gestionar la operación.
- Reducen los errores de información. Los clientes se encargan de introducir todos sus datos profesionales y fiscales, por lo que existe unmenor riesgo a la hora de cometer errores al registrarlos en el sistema.
Esperamos haber resuelto todas tus dudas sobre qué es una autofactura, sus contenidos y requisitos necesarios.
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